Как услуга «Готовый офис» может отразиться на вашем бизнесе? Достоинства и недостатки аутсорсинга услуг связи

Сегодня даже маленькой компании не обойтись без бесперебойно функционирующей телекоммуникационной системы, ведь это необходимое условие для успешного ведения бизнеса. Кроме того, для обеспечения правильной работы системы, кроме правильно подобранных технических решений, необходимо уделить внимание ее корректному функционированию. Сегодня все больше организаций выбирают услугу "Готовый офис", которая позволяет быстро и эффективно создать внутрикорпоративные сети, тратя минимальное количество времени и денег.

Готовые телекоммуникационные решения могут предоставить организации возможность подключения нескольких коротких телефонных номеров и обеспечить высокоскоростной доступ в Интернет без ограничений по трафику. Кроме того, эти решения позволяют хранить записи телефонных разговоров и еще многое другое.

Особенности услуги "Готовые решения для офиса" и ее целевая аудитория

Для компаний, где численность сотрудников не превышает 20 человек, более выгодно обратиться за созданием и поддержкой корпоративной сети к компаниям-аутсорсерам, чем нанимать специалиста на постоянной основе. По данным американского аналитического агентства Information Services Group (ISG), компании, не использующие услуги аутсорсинга, неизбежно теряют от 15 до 20% бизнес-процессов ежегодно. Это связано с тем, что маленькие фирмы не могут позволить себе содержание опытного и квалифицированного специалиста, а экономическая эффективность такого сотрудника быстро уменьшается из-за высоких расходов на его содержание. С другой стороны, попытки сэкономить деньги и нанять специалиста "подешевле" также могут привести к негативным последствиям.

Важно отметить, что мировой рынок аутсорсинга связи значительно вырос в 2014 году по сравнению с 2013 годом - на 27% (1 млрд евро), а годовой прирост мирового рынка аутсорсинга составил 16% (2,5 млрд евро). Информация об этом содержится в отчете Fourth Quarter and Full-Year 2014, опубликованном компанией ISG в январе 2015 года. Тем не менее, по данным отчета Russia IT Services 2014-2018 Forecast and 2013 Analysis от компании IDC, доля аутсорсинга связи в России за 2007-2013 годы увеличилась всего на 4,7%, что говорит об отставании российского рынка от мировых тенденций.

В связи с этим, услуги по созданию и поддержанию корпоративной сети посредством аутсорсинга могут быть наиболее эффективными для:

• маленьких стартапов, которые арендуют офис и не готовы вкладываться в дорогостоящее оборудование и развитие телекоммуникационной сети;
• компаний с численностью не более 20 человек;
• организаций с широкой филиальной сетью, но небольшой численностью персонала в отделениях.

Наиболее востребованными готовыми решениями для офиса в России предоставляются крупными операторами связи - "Ростелеком", МТС, "Билайн", "Мегафон", "Энфорта", преимущественно на круг малого бизнеса.

Одним из наиболее популярных решений в области комплексного аутсорсинга связи является комплексное решение "Готовый офис". Главная идея данного решения состоит в том, что компания-подрядчик берет на себя управление задачами по созданию и обслуживанию ИТ-инфраструктуры компании-клиента. По сути, подрядчик настраивает необходимое оборудование для организации корпоративных внутренних сетей в кратчайшие сроки. Совместно с клиентом определяется пакет услуг связи, который включает в себя:

• широкополосный доступ в Интернет с возможностью беспроводного доступа в Wi-Fi;
• телефонный сервис с расширенной телефонной станцией, которая основана на облачных технологиях;
• внутриофисное соединение;
• аренда аппаратно-программного комплекса для предоставления всех услуг;
• служба технической поддержки, работающая круглосуточно.

В сфере телекоммуникаций заказ комплекса услуг у одного провайдера является более экономически целесообразным и удобным в сравнении с обращением к разным подрядчикам. Если компания выбирает услугу «Готовый офис», она получает ряд значительных преимуществ:

1. Заказ комплексного решения позволяет снизить разовый платеж на 50% и ежемесячные платежи - до 15%, в сравнении с заказом услуг у разных операторов.
2. Использование арендованного и обслуживаемого оборудования позволяет исключить затраты на покупку, обновление или ремонт. Это снижает риски неудачных инвестиций и уменьшает требования к персоналу.
3. Стабильное качество связи обеспечивает бесперебойную работу офисной телефонии и Интернет-сервисов.
4. Использование современных беспроводных технологий позволяет легко модернизировать рабочие места без потерь времени и финансов.
5. Возможность сохранения городских телефонных номеров позволяет легко переехать в другой офис, не теряя связи с клиентами.
6. Круглосуточная техническая поддержка с выездом на объект позволяет быстро решать возникающие проблемы.
7. Оперативное восстановление связи при авариях происходит в течение 4-х часов.

Стоимость услуг по организации и поддержке «Готового офиса» может очень отличаться, в зависимости от многих факторов. Один из главных — это комплексность предлагаемого решения и количество оборудования, которое необходимо предоставить.

Рассмотрим два примера:

- Если вы выбираете «Готовый офис» с подключенной Wi-Fi-сетью, обслуживаемыми ноутбуками, записью телефонных звонков, а также четырьмя короткими номерами и стационарными телефонами, то сумма единовременной оплаты может составить около 9 000 рублей, а ежемесячная — около 5 000 рублей.

- Если вы представляете крупную компанию и вам нужно подключить целых 10 аналоговых телефонов, два SIP-телефона, 12 коротких номеров, запись телефонных звонков, а также семь Wi-Fi адаптеров для персональных компьютеров, то единовременный платеж может составить около 20 000 рублей, ежемесячный — около 14 000 руб.

Кроме того, не забудьте про другие возможные расходы. Например, обычно запись телефонных разговоров бесплатна только на одну неделю. Увеличение срока хранения необходимо будет оплатить дополнительно.

Если вы решите воспользоваться услугами по организации и обслуживанию «Готового офиса», подберите провайдера, учитывая все возможные факторы. Сравните стоимость услуг нескольких провайдеров, изучите отзывы клиентов и оцените возможности масштабирования решения. И помните: главное — не допустить простоя связи в самый ответственный момент.

Фото: freepik.com