Электронный документооборот: новые возможности для бизнеса в Липецкой области

УФНС России по Липецкой области провела вебинар, посвященный развитию электронного документооборота, в том числе при администрировании налога на добавленную стоимость. Заместитель начальника отдела камерального контроля НДС №1 Наталья Языкова рассказала, что электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммуникаций, который позволит решить многие вопросы удаленно.

Электронный документооборот помогает гражданам получать государственные услуги, создавать юридически значимые документы, получать налоговые вычеты, поступать в учебные заведения и многое другое. Для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан это возможность реализовывать государственные меры поддержки, взаимодействовать с контрагентами, подавать налоговую и иную отчетность.

Для бизнеса основными преимуществами применения ЭДО являются:

• возможность обмениваться документами с контрагентами;
• сдача отчетности в контролирующие и государственные органы;
• подписание с сотрудниками кадровых соглашений и договоров;
• сокращение времени на согласование и подписание документов;
• оптимизация архивного хранения;
• снижение финансовых затрат на печать и перевозку бумаг;
• минимизация «человеческого фактора» и сокращение ошибок.

Такой способ обмена данными хорошо подойдет для «сетевых» компаний с широкой сетью филиалов, расположенных в других городах или странах.

Наталья Языкова обозначила ключевые этапы, необходимые для перехода на электронный документооборот:

1. получение квалифицированной электронной подписи (КЭП);
2. выбор оператора ЭДО и заключение договора;
3. внедрение системы электронного документооборота.

Операторы ЭДО выступают как проверенная сторона по передаче документов, поэтому при их выборе необходимо учитывать ряд параметров:

• функциональность сервиса;
• ценовая политика;
• техническая поддержка;
• совместимость с другими системами;
• соответствие принятым в отрасли стандартам и т.д.

В завершении вебинара спикер отметила, что электронный документооборот позволяет сократить материальные и временные издержки.