Электронный документооборот: новый шаг к эффективному администрированию

УФНС России по Липецкой области провела вебинар, посвященный развитию электронного документооборота, в частности, при администрировании налога на добавленную стоимость. Заместитель начальника отдела камерального контроля НДС №1 Наталья Языкова рассказала о том, что электронный документооборот (ЭДО) представляет собой способ обмена документами в электронном виде с использованием сетей связи и систем коммуникаций, что позволяет решать множество вопросов дистанционно.

ЭДО помогает гражданам получать государственные услуги, создавать юридически значимые документы, получать налоговые вычеты, поступать в учебные заведения и многое другое. Для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан это возможность реализовывать государственные меры поддержки, взаимодействовать с контрагентами, подавать налоговую и иную отчетность.

Для бизнеса основными преимуществами применения ЭДО являются возможность обмениваться документами с контрагентами, сдавать отчетность в контролирующие и государственные органы, подписывать с сотрудниками кадровые соглашения и договора. Это сокращает время на согласование и подписание документов, оптимизирует архивное хранение, снижает финансовые затраты на печать и перевозку бумаг, минимизирует «человеческий фактор» и сокращает количество ошибок.

Такой способ обмена данными особенно подходит для «сетевых» компаний с широкой сетью филиалов, расположенных в других городах или странах.

Наталья Языкова указала на ключевые этапы, необходимые для перехода на электронный документооборот:

• получение квалифицированной электронной подписи (КЭП);
• выбор оператора ЭДО и заключение договора;
• внедрение системы электронного документооборота.

Операторы ЭДО выступают в качестве проверенной стороны для передачи документов, поэтому при их выборе необходимо учитывать несколько параметров:

• функциональность сервиса;
• ценовую политику;
• техническую поддержку;
• совместимость с другими системами (так как электронный обмен счет-фактурами осуществляется по взаимному согласию при наличии технической возможности);
• соответствие принятым в отрасли стандартам и другим требованиям.

В завершении вебинара спикер отметила, что электронный документооборот позволяет значительно сократить материальные и временные издержки.